タイムカードとは？
使い方・計算方法・保存期間や注意点を解説

1. タイムカードとは？仕組みと目的

　タイムカードとは、従業員の出勤・退勤時刻を記録し、労働時間を管理するためのカードです。一般的には、紙のカードをタイムレコーダーと呼ばれる専用機器に差し込み、その時刻を印字して記録します。

　企業はタイムカードの記録をもとに、勤務日数や労働時間、残業時間などを確認し、給与計算や勤怠管理に活用します。

　紙のタイムカードは、従業員ごとに1か月分の記録を残す形式が一般的です。給与計算の締め日には担当者がカードを回収し、記録された時刻を確認・集計します。

1-1. タイムカードとタイムレコーダーの違い

　タイムカードは出勤・退勤時刻を記録するカードで、タイムレコーダーはその時刻を記録するための機械です。

　紙のタイムカードとタイムレコーダーはセットで使用され、従業員ごとの出退勤記録を残します。近年では、ICカードやスマートフォンなど、紙のカードを使わない電子的な打刻方法も普及しています。

1-2. タイムカードで勤怠を記録する目的

　タイムカードを使用する主な目的は、従業員の労働時間を客観的に把握し、適切な勤怠管理と給与計算を行うことです。

　タイムカードの記録は、主に次のような場面で活用されます。

　ただし、タイムカードに記録された時刻が、そのまま実際の労働時間になるとは限りません。打刻前後の業務や休憩時間なども確認し、実態に合った労働時間を管理することが重要です。

2. タイムカードは法律上の義務？

　タイムカードの使用自体は、法律で義務付けられていません。ただし、企業には従業員の労働時間を適切に把握することが求められており、タイムカードはそのための代表的な手段の一つです。

　紙のタイムカード以外でも、ICカードやパソコンの使用記録などを活用して、労働時間を管理できます。

2-1. 労働時間の客観的把握義務（労働安全衛生法・厚労省ガイドライン）

　2019年4月から、労働安全衛生法第66条の8の3により、事業者には従業員の健康確保を目的として、労働時間の状況を客観的な方法などによって把握することが義務付けられました。

　この義務は、管理監督者や裁量労働制の対象者などにも適用されます。ただし、高度プロフェッショナル制度の対象者は、別の健康管理時間の把握制度が適用されます。

　また、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録する方法として、主に次の2つが示されています。

　両者は目的や対象範囲が異なります。

　このように、紙のタイムカードを必ず設置する必要はありませんが、企業は適用される法令に従って労働時間を正確に把握・記録することが重要です。

2-2. タイムカード以外に認められる記録方法

　労働時間を記録する方法は、紙のタイムカードだけではありません。勤務形態や職場環境に応じて、次のような方法も利用できます。

　客観的な方法による把握が困難な場合には、一定の条件のもとで自己申告による管理が認められることもあります。

　ただし、自己申告を採用する場合でも、企業は従業員に正しい申告方法を説明するとともに、実際の労働時間との違いが疑われる場合には、必要に応じて実態を調査し、記録を補正する必要があります。

3. タイムカードはいつ押す？正しい打刻タイミング

　タイムカードは、一般的に出勤時と退勤時に打刻します。ただし、打刻時刻と実際の労働時間の開始・終了時刻は、必ずしも一致しません。

　労働時間は、従業員が使用者の指揮命令下に置かれている時間を指します。そのため、出勤・退勤の記録だけでなく、業務の準備や後片付けなどの実態も踏まえて管理する必要があります。

3-1. 出勤・退勤時の打刻と実際の労働時間の違い

　タイムカードの打刻時刻は、従業員が職場に到着した時刻や退勤した時刻を示すものであり、必ずしも実際の始業・終業時刻と同じではありません。

　例えば、9時始業の会社で8時45分に出勤打刻をしても、その後9時まで自由に過ごしていたのであれば、通常、その15分間は労働時間には含まれません。

　一方、8時45分から会社の指示で業務の準備をしていた場合は、その時間も労働時間に該当する可能性があります。

　企業は、打刻時刻と実際の勤務状況に違いがある場合、その理由を確認することが大切です。早出や残業の申請・承認ルールを設けたり、打刻記録とパソコンの使用記録を照合したりする方法も有効です。

　ただし、残業の事前承認がないことだけを理由に、実際に行われた労働を一律に労働時間から除外することはできません。

3-2. 着替え・朝礼・準備の時間は労働時間に含まれる？

　着替えや朝礼、業務の準備にかかる時間も、会社の指示や業務上の必要性によっては労働時間に含まれます。

　例えば、次のような行為は労働時間に該当する可能性があります。

　最高裁判所の三菱重工業長崎造船所事件（平成12年3月9日判決）でも、事業所内で義務付けられた作業服や保護具の着脱などに要する時間が、労働時間に該当すると判断されています。

　例えば、会社が作業服への着替えを義務付けている場合、単に「着替えてから打刻する」というルールを設けただけでは、その時間を労働時間から除外することはできません。

　重要なのは、就業規則に記載された時刻や打刻方法だけで判断するのではなく、実際に会社の指揮命令下に置かれていたかどうかを確認することです。

3-3. 休憩時間の打刻は必要？

　休憩開始時と終了時の打刻は、法律で一律に義務付けられているわけではありません。ただし、実際に取得した休憩時間を正確に把握する必要があります。

　労働基準法第34条では、労働時間に応じて次の休憩を与えることが定められています。

　例えば、休憩時間が12時から13時までと決まっており、実際にその時間に休憩を取得している場合は、出勤・退勤の打刻と所定の休憩時間をもとに管理する方法も考えられます。

　一方、シフト制や交代制で休憩時間が従業員ごとに異なる場合は、休憩開始・終了時刻も記録すると、実際の休憩時間を把握しやすくなります。

　なお、休憩中でも電話対応や来客対応などの業務を指示されている場合、その時間は労働時間として扱われ、休憩時間には含まれません。

3-4. 定時ぴったりの打刻は遅刻になる？

　定時ちょうどにタイムカードを打刻しただけで、必ず遅刻になるわけではありません。遅刻に当たるかどうかは、定められた始業時刻に業務を開始できているかなど、実際の勤務状況によって判断されます。

　例えば、始業時刻が9時の場合、9時ちょうどに打刻して、その時点から業務を開始できていれば、通常は遅刻には当たりません。

　一方、9時に打刻した後、私的な準備などを行い、実際に業務を開始したのが9時10分であれば、遅刻として扱われる可能性があります。

　企業は、打刻時刻だけで遅刻を機械的に判断するのではなく、始業時刻や業務の実態、就業規則の内容を踏まえて管理することが大切です。

4. タイムカードの種類と特徴【比較表】

　タイムカードによる勤怠管理には、紙のカードを使う方法のほか、ICカードや生体認証、スマートフォンなどを利用する電子的な方法があります。

　それぞれ導入費用や集計の手間、対応できる勤務形態が異なるため、自社の従業員数や働き方に合った方法を選ぶことが重要です。

※ICカード、生体認証、クラウド型は、厳密には紙のタイムカードではなく、電子的な打刻・勤怠管理方法です。

5. タイムカードの計算方法と1分単位の原則

　タイムカードで勤務時間を計算する際は、出勤・退勤時刻から休憩時間を差し引き、実際の労働時間を求めます。労働時間は原則として1分単位で計算する必要があり、15分や30分単位で一律に切り捨てることは認められません。

　ただし、1か月の時間外労働などの合計時間については、一定の条件で端数処理が認められています。

5-1. 実労働時間の計算方法【計算例】

　実労働時間とは、従業員が実際に働いた時間のことです。出勤から退勤までの時間から、実際に取得した休憩時間を差し引いて計算します。

　例えば、9時に出勤し、18時15分に退勤した場合、休憩時間が60分であれば、次のように計算します。

　この場合、実労働時間は8時間15分です。法定労働時間が1日8時間であることから、変形労働時間制などの特別な制度が適用されない通常の勤務であれば、15分が法定時間外労働に該当します。この15分には、25%以上の割増賃金を支払う必要があります。

　残業代の計算方法は、残業代の計算方法で詳しく解説しています。

5-2. 主な集計方法（手計算・Excel・システム）

　タイムカードの勤務時間を集計する方法には、主に手計算、Excel、勤怠管理システムの3つがあります。

　手計算やExcelは導入しやすい反面、従業員数が増えたり、勤務体系が複雑になったりすると管理の負担が大きくなります。

　集計方法を選ぶ際は、従業員数だけでなく、シフト制や変形労働時間制など、自社の勤務体系に対応できるかも確認することが大切です。

5-3. 1日単位の切り捨ては違法、月単位の端数処理は条件付きで可

　労働時間は1分単位で計算することが原則です。そのため、毎日の勤務時間を15分や30分単位で一律に切り捨て、実際に働いた時間分の賃金を支払わないことは、労働基準法に違反します。

　例えば、18時17分まで働いた従業員の退勤時刻を18時に切り捨て、17分間の賃金を支払わない処理は認められません。

　一方、昭和63年3月14日付けの通達（基発150号）では、1か月の時間外労働・休日労働・深夜業それぞれの合計時間について、次の端数処理が認められています。

　例えば、1か月の時間外労働の合計が10時間20分であれば10時間、10時間40分であれば11時間として、割増賃金を計算できます。

　ただし、この処理が認められるのは、1か月の時間外労働・休日労働・深夜業の各合計時間についてです。日々の労働時間を切り捨てたり、それぞれの勤務日で端数処理を行ったりすることはできません。

　労働時間の端数処理については、勤怠管理の丸め処理で詳しく解説しています。

参考：厚生労働省 「賃金計算の端数の取扱い」

6. タイムカードの保存期間は5年（当分の間は3年）

　タイムカードの保存期間は、労働基準法第109条により原則5年間ですが、経過措置により当分の間は3年間とされています。

　タイムカードは、労働時間や賃金計算の根拠となる重要な記録です。紙のカードだけでなく、電子的な打刻記録についても、必要な情報を保存・確認できるように管理する必要があります。

　保存期間を満たしていないと、労働基準監督署による調査や、未払い賃金をめぐるトラブルが発生した際に、適切な記録を提示できないおそれがあります。

6-1. 起算日の考え方

　タイムカードの保存期間は、単純に打刻した日から数えるわけではありません。

　労働基準法施行規則第56条では、賃金その他労働関係に関する重要な書類の保存期間について、原則としてその書類の完結の日を起算日としています。

　ただし、その記録に関係する賃金の支払期日が完結の日より遅い場合は、賃金の支払期日が起算日になります。

　例えば、次のようなケースです。

　この例では、9月分のタイムカードの記録が9月30日に完結し、その記録に係る賃金の支払期日が10月25日であれば、10月25日を起算日として保存期間を計算します。

　なお、経過措置による3年間を満たせば足りる場合でも、賃金請求権の消滅時効などを考慮し、実務上は5年間保存する運用が望ましいでしょう。

6-2. パート・アルバイトも保存の対象になる

　タイムカードの保存義務は、正社員だけでなく、パート・アルバイトなどの従業員にも適用されます。

　雇用形態によって保存期間が短くなるわけではありません。また、従業員が退職した場合でも、必要な保存期間が経過するまでは記録を保管する必要があります。

　紙のタイムカードは紛失や破損、電子データは誤削除やアクセス権限の管理に注意が必要です。

　企業は、雇用形態や退職の有無にかかわらず、必要な勤怠記録を適切に保存できる体制を整えましょう。

7. タイムカード運用で注意したい4つのケース

　タイムカードは手軽に出退勤時刻を記録できますが、打刻漏れや不正打刻、実際の労働時間とのずれなど、運用上の問題が発生することがあります。

　特に、打刻記録だけで労働時間や賃金を判断すると、未払い賃金や労務トラブルにつながるおそれがあります。

　ここでは、企業が注意したい4つのケースを紹介します。

7-1. 押し忘れを欠勤扱いにする・罰金を科す

　タイムカードの押し忘れがあった場合でも、実際に働いていたのであれば、打刻記録がないことだけを理由に欠勤扱いにして賃金を支払わないことはできません。

　例えば、従業員が出勤時の打刻を忘れても、通常どおり勤務していたのであれば、その日の労働時間を確認して適切に賃金を計算する必要があります。

　また、押し忘れに対する制裁として減給を行う場合は、就業規則の定めや労働基準法第91条の制限などを守る必要があります。打刻忘れがあったという理由だけで、会社が自由に罰金を科せるわけではありません。

　打刻漏れが発生した場合は、上司による勤務実態の確認や、従業員からの修正申請などによって、記録を補正できる仕組みを設けることが重要です。

　打刻忘れへの対応は、打刻忘れが起きたときの対応で詳しく解説しています。

7-2. 代理打刻や記録の改ざんを防止する

　紙のタイムカードでは、本人以外の従業員がカードを打刻する「代理打刻」が発生する可能性があります。

　また、管理者が打刻時刻を実際より短く修正したり、残業記録を削除したりすると、正確な労働時間を把握できなくなるおそれがあります。

　このような問題を防ぐには、次のような対策が有効です。

　電子的な勤怠管理システムの中には、修正履歴を保存できる製品もあります。記録の正確性を確保するためには、打刻方法だけでなく、修正時の管理方法も重要です。

7-3. 打刻後の「隠れ残業」を黙認する

　タイムカードを退勤打刻した後に、従業員が業務を続ける「隠れ残業」にも注意が必要です。

　例えば、18時に退勤打刻をした後、上司の指示で19時まで資料作成を行っていた場合、その1時間は原則として労働時間に含まれます。

　事前承認のない残業でも、使用者の指揮命令下で行われた場合は労働時間に該当します。

　企業は、タイムカードの打刻記録だけでなく、パソコンの使用記録や業務の状況なども確認し、実際の労働時間とのずれを把握することが大切です。

7-4. 直行直帰・現場勤務で打刻できない状態を放置する

　営業先や工事現場への直行直帰など、事業所に出勤しない従業員についても、労働時間を適切に把握する必要があります。

　紙のタイムカードしか使えない場合、事業所に立ち寄らない従業員は出勤・退勤時刻を記録できず、管理が難しくなることがあります。

　このような職場では、スマートフォンやパソコンから打刻できる勤怠管理システムなどを活用すると便利です。

　なお、直行直帰であることだけを理由に、自己申告による管理が無条件に認められるわけではありません（自己申告の条件は2-2を参照）。

　企業は、勤務場所や働き方に応じて、実際の労働時間を把握できる方法を整えることが重要です。

　直行直帰の勤怠管理は、直行直帰とは？で詳しく解説しています。

8. タイムカードと勤怠管理システムの違い【比較表】

　紙のタイムカードと勤怠管理システムの主な違いは、打刻方法だけでなく、労働時間の集計や勤怠データの管理方法にあります。

　紙のタイムカードは操作が簡単で導入しやすい一方、勤怠管理システムは打刻データの集計や確認を効率化しやすい特徴があります。

※勤怠管理システムの機能や料金は製品によって異なります。

8-1. タイムカードのメリット・デメリット

　紙のタイムカードの主なメリットは、操作が簡単で、比較的少ない費用から導入できることです。

　従業員はカードを差し込むだけで打刻できるため、パソコンやスマートフォンの操作に慣れていない場合でも使いやすい方法です。

　一方、次のようなデメリットがあります。

　紙のタイムカードは、小規模で勤務場所や勤務時間が固定されている職場では使いやすい方法ですが、従業員数や勤務形態によっては管理の負担が大きくなります。

8-2. 勤怠管理システムに切り替えるべき企業の特徴

　次のような課題がある企業は、勤怠管理システムへの切り替えを検討するとよいでしょう。

　ただし、勤怠管理システムを導入すれば、すべての課題が自動的に解決するわけではありません。自社の就業規則や勤務体系に対応できるか、必要な打刻方法や集計機能が備わっているかを確認することが重要です。

　勤怠管理システムの選び方は、勤怠管理システム比較10選で詳しく解説しています。

9. まとめ

　タイムカードは、従業員の出勤・退勤時刻を記録し、労働時間を管理するための手段です。最後に、この記事のポイントを整理します。

　従業員数が多い企業や、複雑な勤務体系・複数拠点を持つ企業では、勤怠管理システムの導入によって管理業務を効率化できる場合があります。自社の働き方や管理上の課題に合わせて、適切な勤怠管理方法を選びましょう。