タイムカードから脱却
パソコン勤怠管理の方法と最新ソフト比較【2026】

1. パソコンで勤怠管理する基礎知識

　パソコンで勤怠管理を行う方法は複数あり、企業規模や勤務形態によって適した方法が異なります。特に50人以上の従業員を抱える企業では、管理負担やリスクの観点からクラウド型の導入を検討するケースが増えています。

　勤怠管理をパソコンで行う方法には、大きく分けて

• 「Excel」
• 「無料ソフト」
• 「クラウドシステム」

　の3つがあります。

　いずれも紙のタイムカードより効率的ですが、企業規模や勤務形態によって向き・不向きが異なります。

1.1 Excelでの勤怠管理の特長と注意点

　Excelでの勤怠管理は、無料で始められ、自社のルールに合わせてカスタマイズしやすいのが特長です。関数を使えば勤務時間や残業時間を自動計算でき、少人数の事業所では十分に運用可能です。

　一方で、社員数が増えると入力ミスやファイル共有の手間が増え、正確な集計が難しくなります。労働時間の打刻記録の客観性が担保できない点も、法的な管理体制においては注意点として挙げられます。

1.2 無料ソフトとパッケージ版の概要

　市販されている無料版の勤怠管理ソフトを利用する方法もあります。

　パソコン上で打刻・集計ができる手軽さが魅力ですが、利用人数や機能に制限があるケースが多く、複雑な勤務形態には対応しにくいという課題があります。また、サポートが限定的な点にも注意が必要です。

　一部のパッケージ版ソフトは買い切り購入も可能ですが、法改正時の更新費用やインストール環境の準備が必要となります。

1.3 クラウド型システムの優位性

　インターネット環境があればどこからでも使えるクラウド型システムは、近年急速に普及しています。出退勤の打刻データを自動集計し、残業時間や有給休暇の取得状況をリアルタイムで確認できるのが特長です。

　下記への対応も進んでおり、中堅企業以上や在宅勤務・複数拠点を抱える企業に最適です。

• 法改正へのアップデート
• 不正防止機能
• シフト・フレックスなど多様な勤務形態への対応

特に従業員の人数が100人を超える会社では、データ管理の容易さと安心感から、クラウド導入が標準的な選択肢となっています。

1.4 企業規模ごとの最適な選択

　企業規模によって、適した勤怠管理の方法は異なります。
　以下は、一般的な選び方の目安です。

　自社の勤務形態・人員規模・管理体制を整理し、無理なく継続できる方法を選ぶことが重要です。

2. パソコンでの打刻と集計の仕組み

　パソコンを使った勤怠管理では、出退勤時の打刻データを電子的に記録し、勤務時間や残業時間を自動で集計します。紙のタイムカードとは異なり、打刻記録から給与計算に必要なデータまでを一括で管理できるため、管理者の手間を大幅に減らせる点が特長です。

2.1 打刻方法の種類

　パソコンを使った勤怠管理では、さまざまな打刻手段を利用できます。自社の働き方や業務環境に合わせて選べる点がメリットです。

2.2 勤怠データの流れ

　パソコンで打刻したデータは、そのまま勤怠システムに送信され、勤務時間として自動計算されます。ここでは、勤怠管理システムでのデータ処理の流れを見ていきましょう。

（１）打刻からシステムへの記録

　従業員が出退勤を打刻すると、時刻データが勤怠システムへ即時記録されます。出勤・退勤だけでなく、休憩開始・終了や外出・戻りなどの細かい記録も残せます。

（２）勤務時間の自動集計

　記録した時刻データを元に、システムが以下の項目を自動計算します。

• 所定労働時間
• 時間外労働（残業）
• 深夜労働
• 休日労働
• 遅刻・早退

Excelとは異なり、計算式のエラーや入力ミスの心配がなく、労働時間を正確に把握できます。

（３）承認ワークフローと連携

　多くのシステムでは、従業員→上長→管理部門の順で勤怠を確認し、承認する仕組みがあります。申請内容（残業申請・休暇申請など）もシステム上で管理でき、承認・差し戻しが簡単に行えます。

（４）給与計算システムへの連携

　月次締め後の勤怠データは、給与計算システムにそのまま取り込めます。CSVデータ書き出しに対応しているシステムも多く、手計算や二重入力の手間が大幅に削減されます。
この連携機能こそが、人事・総務担当者の負担を解消する最大のメリットと言えるでしょう。

3. 2025年最新のソフト比較

2025年に勤怠管理ソフトを比較する際は、価格や打刻方法だけでなく、「法令対応の自動化」と「自社の勤務ルールにどこまで対応できるか」が重要な判断基準になります。ここでは、最新ソフトに共通する機能トレンドと、企業規模ごとの導入傾向を整理します。

3.1 最新のクラウドソフトが備える機能トレンド

　最新の勤怠管理ソフトは、単なる打刻と集計の機能を越え、人事管理や労務管理の効率化に役立つ機能を搭載しています。

勤務状況の可視化と残業防止

　従業員の残業時間をリアルタイムで把握し、36協定の上限に近づいた際にアラートを自動送信する機能です。

有給休暇の自動管理

　年次有給休暇の付与日数、取得義務（年5日）、残日数を自動で計算し、従業員のマイページで確認可能にする機能です。

ハラスメント防止・健康管理

　長時間労働の状況を把握し、産業医との連携をサポートする機能も搭載されたソフトが増加しています。

柔軟なシフト管理

　店舗や現場など、複雑なシフト作成を自動で行う機能や、従業員自身が希望を申請できるワークフローも充実しています。

3.2 2025年版: 主要ソフトの導入傾向比較

　主要なクラウド勤怠管理ソフトは、それぞれ強みが異なります。

この比較から、汎用版ソフトでは対応できない独自のルールを持つ会社にとって、カスタマイズ対応可能な勤怠管理システムが選択肢となります。

4. 無料Excel勤怠管理の限界と、クラウド勤怠が解決する3つの課題

　Excelや紙のタイムカードによる勤怠管理は、無料で始められる手軽さが魅力ですが、運用を続けるほど「集計精度」や「管理負担」「法令対応」の面で課題が生じやすくなります。
　ここでは、実務で起こりやすい3つの課題と、クラウド勤怠による解決策を整理します。

4.1 人数増加で破綻する運用と、自動集計による解決

【Excel管理】

　Excelでの勤怠管理は少人数であれば対応できますが、50人・100人と従業員数が増えるにつれ、次のような課題が顕在化します。

• 毎月ファイルを複製・配布する手間が発生する
• ファイル数が増え、最新版の管理が難しくなる
• シフトや勤務形態が増え、テンプレートが分裂する
• 管理者が複数ファイルを確認・集計する必要がある

　人数が増えるほど「同じルール・同じ形式」での運用が難しくなり、管理そのものが破綻しやすくなります。

【クラウド勤怠】

　クラウド勤怠では、就業規則を設定するだけで、打刻データをもとに残業・深夜労働・変形労働時間制などを自動計算できます。集計作業の手間を大幅に削減し、給与計算への連携もスムーズになります。

4.2 手入力ミス・不正打刻と、客観的な打刻による防止策

【Excel管理】

　Excel管理は手入力が前提となるため、以下のようなヒューマンエラーが起こりやすくなります。

• 出退勤の入力漏れや時刻の誤入力
• 数式の削除・変更による集計不具合
• 過去データを簡単に修正できてしまう（不正打刻の可能性）

　入力ミスは給与計算の誤りにつながり、従業員との信頼関係にも影響します。

【クラウド勤怠】

　PC打刻・ICカード・スマホ（GPS連携）など、客観的な打刻方法により「いつ・誰が・どこで」打刻したかを正確に記録できます。打刻漏れや不正の防止にも効果的です。

4.3 法令遵守の負担と、自動アップデートによる解決

　労働時間管理は、労働基準法や厚生労働省のガイドラインに沿って行う必要があります。企業には「労働時間の客観的把握」と「記録の5年間保存」が求められています。

出典：労働基準法｜e-GOV

【Excel管理】

　Excel管理では、労働時間の客観的把握が不十分と判断される可能性があります。また、労働時間記録の5年間保存においても、フォルダ管理やバックアップなどの運用負担が発生します。

【クラウド勤怠】

　クラウド勤怠は、法改正に合わせてシステムが自動アップデートされるため、法令対応の不安を軽減し、安定した勤怠管理を継続できます。

各管理方法のメリットとデメリットの比較

パソコンで利用できる勤怠管理の方法を、紙のタイムカードと比較し、メリットとデメリットを整理します。

　なお、Excelで勤怠管理を始めたい方向けに、シンプルな勤怠管理テンプレートを用意しています。ただし、実際の運用では本章で挙げたように、入力ミスや集計負担が発生しやすくなる点には注意が必要です。

テンプレート：勤怠管理表（Excel）

5. 既製品では対応しきれない勤怠管理の解決方法

　勤怠管理をクラウド化する際、多くの企業が直面するのが「既製品のソフトでは、自社独自の複雑な就業規則に対応しきれない」という壁です。ここでは、独自の運用を崩さずにシステム化するための重要な要素を整理します。

勤怠管理の悩みをカスタマイズで解決

　企業ごとに勤怠管理の課題は異なります。勤務区分が複数ある、休憩ルールが部署ごとに異なる、残業計算の条件が複雑といったケースでは、Excelや一般的な既製クラウドソフトでは再現が難しいことも少なくありません。

　このような場合、システム側を自社の運用に合わせられるかどうかが、勤怠管理を安定させるポイントになります。FC勤怠は、プログラムレベルでのカスタマイズに対応しており、現在の就業ルールを大きく変更することなくシステム化が可能です。

• 部署ごとに異なる就業ルールへの対応
• 条件分岐が複雑な残業・休憩計算の自動化
• 勤務区分や帳票の柔軟な調整
• 画面・入力項目の最適化

　こうした調整により、運用負担を抑えながら正確な勤怠管理を実現できます。

大規模システムとの柔軟な連携と拡張性

　中堅・大規模企業や成長企業においては、勤怠データを給与計算・人事管理・会計ソフトなどとシームレスに連動させることが業務効率化の鍵となります。

　FC勤怠は連携用のCSV等のカスタマイズにも柔軟に対応しており、既存の基幹システムを活かしたシームレスなデータ連動が可能です。データの二重入力や集計ミスを根本から防止し、管理業務全体の最適化を支援します。

導入から運用まで専門スタッフが伴走

　勤怠管理システムは「導入後にきちんと運用できるか」が重要です。特に無料版や汎用ソフトでは、サポートが限定的なケースも少なくありません。

　FC勤怠では、無制限の電話・オンラインサポートを提供しており、

• 導入時の操作説明・トレーニング
• 設定内容の見直しや最適化の提案
• 運用に合わせたマニュアル作成支援

など、導入後も専門スタッフが継続的にサポートします。
　月次で必ず発生する勤怠処理だからこそ、「いつでも相談できる体制」は大きな安心材料となります。

6. よくある質問と回答FAQ

無料版ソフトと有料版クラウドソフトの違いは？

　無料版ソフトは、利用人数や機能に厳しい制限が設けられていることが多いです。例えば、打刻機能のみで集計が手動、残業計算に対応していない、サポートがない、法令改正に対応しないなどが挙げられます。

　有料版クラウドソフトは、法令遵守を前提とした自動集計、給与計算システムとの連携、無制限のサポートなどが提供されます。企業が安心して永続的に運用するためには、有料版の導入が推奨されます。

パソコンでICカード打刻はできますか？

　はい、可能です。パソコンのUSBポートに対応したICカードリーダーを接続し、従業員のICカード（社員証やFelicaなど）をかざすことで、出退勤の打刻記録を残せます。

　操作がシンプルで、打刻時刻を客観的に記録できるため、不正防止の効果も高く、多くの企業で導入されています。

勤務時間が複雑でもカスタマイズできますか？

　既製品のソフトでは対応できない複雑な勤務時間や就業ルールも、FC勤怠のようなカスタマイズ対応可能なシステムであれば、プログラムレベルで調整可能です。

　特に、フレックス制度のコアタイム管理、変形労働時間制、部署ごとに異なる休憩時間のルールなどに柔軟に対応できます。

7. まとめ：働き方に合った勤怠管理へ

　勤怠管理は、従業員の労働時間を正しく記録し、企業が安全・適正に運営していくための重要な業務です。しかし、人数が増えるほどExcelでは入力ミスや集計の手間が増え、管理者の負担が大きくなりがちです。

　パソコンで完結するクラウド型勤怠管理システムなら、出退勤時刻の自動記録やリアルタイムでのデータ反映、さらには月次集計の自動化により、日々の業務負担を大幅に軽減できます。また、FC勤怠のように自社ルールに合わせたカスタマイズや、無制限の電話サポートが用意されていれば、初めてクラウドシステムを導入する企業でも安心して運用を始めることができます。

業務が複雑化し、働き方が多様化する今こそ、

• 「正確さ」（法令遵守とミス防止）
• 「効率」（集計の手間ゼロ）
• 「トラブル防止」（客観的な記録）

この3つを同時に叶えるクラウド型勤怠管理システムへの移行を検討してみてはいかがでしょうか。

この機会に貴社の管理体制を見直し、FC勤怠のカスタマイズ機能がどのように役立つか、是非無料の資料ダウンロードや専門家への相談でご確認ください。